Sistem Akuntansi Pembelian Tunai

TUGAS

SISTEM AKUNTANSI

PEMBELIAN TUNAI “KELOMPOK 12”

Dosen Pengampu :

Martinus Budiantara SE, M.Si.,Ak.,CA

Disusun oleh :

1.     Fatmah Nur Safitri             15061192

2.     Indah Novita Sari               15051193

3.     Ni Wayan Yulitasari           15061194

4.     Mutiara Iksani                    15061195

                                                      FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

UNIVERSITAS MERCU BUANA YOGYAKARTA

Jalan Wates Km. 10 Yogyakarta 55753 Telp. (0274)6498211, 6498212 Fax. (0274)6498213

2016

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI

Pembelian tunai adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengeluarkan kas untuk pembayaran barang yang dibeli untuk keperluan aktivitas perusahaan.

A.     Unit Organisasi Yang Terkait

Unit organisasi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian tunai yaitu:

1.      Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2.      Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3.      Fungsi Penerimaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

4.      Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

B.     Dokumen Yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian tunai adalah:

1.      Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.

2.     Surat permintaan penawaran harga

     Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3.      Surat order pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

4.      Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5.      Surat perubahan order pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6.      Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.

                                         

C.     Catatan Yang Digunakan

Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian tunai ialah:

1.      Register bukti kas keluar

Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.

2.      Jurnal pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

3.      Kartu utang

Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.

4.      Kartu persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

D.     Flowchart Prosedur Pembelian Tunai

Uraian dari bagan alir dari sistem akuntansi pembelian tunai:

1.     Dimulai dari bagian Gudang melakukan pengecekan barang

2.     Bagian Gudang membuat from permintaan barang (FPB) rangkap 2. From ke-1 diserahkan kebagian pembalian dan ke-2 diarsip menurut nomor.

3.  Bagian pembelian melakukan pencarian harga barang dan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).

4.      SPPH dibuat rangkap 2, yang ke-1 dikirim ke supplier (pemasok) dan yang ke-2 di arsip.

5.   Berdasarkan SPPH, supplier membuat Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap 2. Surat ke-1 dikirim kebagian pembelian dan yang ke-2 di simpan.

6.  Berdasarkan SPH, bagian pembelian melakukan pencarian harga yang cocok dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 3.

7. SOP ke-1 dikirim kebagian penerimaan, SOP ke-2 dikirim ke supplier, dan SOP ke-3 diarsip menurut nomor.

8.  Supplier mengirim barang dan Surat Penerimaan Barang (SPB) dan diterima oleh bagian penerimaan.

9.  Berdasarkan SOP dan SPB, bagian penerimaan melakukan pengecekan/pencocokan barang, yang dikirim. Selanjutnya membuat laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 2. LPB ke-1 diberikan ke bagian Gudang dan yang ke-2 diarsipkan menurut nomor.

10. Bagian gudang mencocokan FPB dengan LPB dan memasukan datanya ke Kartu Gudang (KG).

11.  Selesai.